テナント店舗の経理業務では、日々のレジ締め・仕入れ請求書・家賃の振込明細など、扱う書類が多岐にわたります。電子帳簿保存法は国税関係の帳簿書類の電子的な保存ルールを定めた法律で、近年の改正によって電子取引データの保存対応が事業規模を問わず求められるようになりました。「紙で印刷して保存していれば大丈夫」という認識はすでに通用しなくなっており、まだ対応が追いついていない店舗は早めに実態を把握しておくことが重要です。
電子帳簿保存法が定める3つの区分
電子帳簿保存法は、保存対象の性質によって以下の3区分に整理されています。
- 電子帳簿等保存：会計ソフトなどで作成した帳簿・書類を、紙に出力せずデータのまま保存する区分。任意適用で、要件を満たせば青色申告特別控除の上乗せ（優良電子帳簿）なども受けられます。
- スキャナ保存：紙で受け取った請求書や領収書をスキャナ・スマートフォンで読み取って電子保存する区分。一定の要件（解像度・カラー・タイムスタンプ等）を満たす必要があり、こちらも任意です。
- 電子取引データ保存：メールやクラウドサービスなど電子的にやり取りした取引情報を保存する区分。こちらは義務であり、電子で受け取った書類を紙に印刷するだけでは要件を満たしません。
テナント経営者が特に意識すべきは3つ目の電子取引データ保存です。「自分は紙中心だから関係ない」と思っていても、気づかないうちに電子取引データに該当する書類が発生している場合があります。
テナント店舗で電子取引データに該当しやすい書類
実際の店舗運営でよく見られる電子取引データの例を挙げます。
- 管理会社やオーナーからメール・オンラインシステムで送られてくる家賃・共益費の請求書や領収書
- 仕入れ先からPDFで送付される請求書・納品書
- クレジットカードや電子マネーの管理画面でダウンロードする利用明細
- POSレジやキャッシュレス決済サービスの管理画面から取得するレポートデータ
- ネット通販・業務用ECサイトで購入した際の注文確認メール・領収書PDF
これらは「電子で受け取った」時点で電子取引データ保存の対象となります。まずは自店がどのルートで書類を受け取っているかを洗い出し、電子経路のものをリスト化することが対応の出発点です。
電子取引データ保存の要件と実務対応の進め方
電子取引データ保存では、データを保存するだけでなく、以下の要件を満たした状態で管理する必要があります。
- 真実性の確保：タイムスタンプの付与、または訂正・削除の履歴が記録されるシステムの利用、もしくは訂正削除ができないクラウドストレージへの保存など、いずれかの措置を講じること。
- 可視性の確保：取引年月日・取引金額・取引先の3項目で検索できる状態にしておくこと。
自社で一からシステムを構築する必要はなく、多くのクラウド会計ソフトや請求書受領サービスがこれらの要件に対応した機能を標準搭載しています。すでにクラウド会計を利用しているなら、その電子帳簿保存法対応機能を有効化するだけで実務上の要件を満たせるケースも少なくありません。まだ紙中心の会計フローを続けているなら、今回の対応を機にクラウド会計への移行を検討するのが現実的な一手です。
複数店舗・スタッフ混在環境での運用設計
複数のテナントを展開している場合、店舗ごとにレジシステムや決済端末が異なると、書類の受け取りルートも分散しがちです。本部でクラウド会計・電子帳簿保存対応のシステムを一元導入し、各店舗はデータを所定のフォルダにアップロードするだけで完結する仕組みを作ることが、管理工数を抑えるうえで効果的です。
スタッフの入れ替わりが多い店舗では、対応が属人化しないよう以下のポイントを整備しておくことをおすすめします。
- どの書類が電子取引データに該当するかを示した一覧表を作成し、バックヤードに掲示する
- PDFや電子明細を受け取った際のアップロード先・手順を、レジ締め作業マニュアルと一体化する
- 紙で受け取った書類と電子データを混在させないよう、保管場所・ファイル名のルールを統一する
運用ルールを文書化しておくことで、担当者が変わっても対応水準が落ちにくくなります。
紙と電子が混在する現場での段階的な整理術
仕入れ先によって紙の請求書とPDF請求書が混在する、家賃だけは紙の領収書を受け取っているなど、すべての書類を一斉に電子化するのが難しいケースは珍しくありません。そのような場合でも、以下のように段階的に整理することで無理なく対応できます。
まず最初に対処すべきなのは、すでに電子で届いている書類です。メールに添付されたPDFや、Webシステムからダウンロードした明細は、電子取引データ保存の義務対象であるため、これを紙に印刷して終わりにしていた場合は早急に電子保存の仕組みに切り替えてください。次のステップとして、紙で受け取っている書類についてはスキャナ保存の任意適用を検討するか、引き続き紙のまま従来の方法でファイリングして保管します。
重要なのは、「電子で受け取ったものは電子のまま保存する」という原則を徹底することです。電子取引データをプリントアウトして紙として保存することは要件を満たさず、税務調査の際に問題となる可能性があります。
顧問税理士・システム選定との連携ポイント
電子帳簿保存法の要件は改正が重ねられており、適用条件や猶予措置の細部は変わることがあります。自社だけで判断しようとすると見落としが生じやすいため、顧問税理士への定期的な確認を怠らないことが重要です。特に新規出店・システム入れ替え・スタッフ増員などのタイミングは、経理フロー全体を見直す好機でもあります。
クラウド会計ソフトを選ぶ際は、電子帳簿保存法への対応状況（タイムスタンプ機能・検索要件への対応・訂正削除履歴の記録）を事前に確認してください。各ベンダーが制度改正のたびにガイドを公開しているため、契約中のサービスの公式情報を定期的に確認する習慣をつけると、対応漏れを防ぎやすくなります。
電子帳簿保存法への対応は、一度仕組みを整えてしまえば日々の経理負担を軽減する効果もあります。まずは自社の電子取引データの実態を把握し、クラウドサービスの活用と運用ルールの文書化から着手してみてください。テナント出店・移転を検討中の方は、千客テナントの掲載物件からご希望の条件に合う物件をお探しいただけます。